Organização Digital

Organização Digital • Orgazine

Já ouviu falar em Organização Digital? Cada vez mais necessária.

Vivemos num mundo online, o fluxo de informação é constante. Enviar e receber documentos, imagens e vídeos faz parte do quotidiano da maior parte de nós. Assim, é fácil que os nossos telemóveis, computadores e tablets fiquem com a memória cheia. Mesmo quando temos dispositivos com uma grande capacidade de armazenamento, o fluxo contínuo de ficheiros pode tornar difícil a localização de determinada informação de forma rápida e eficiente, afectando a nossa produtividade. Neste artigo procuramos ajudá-lo(a) a optimizar a organização dos seus dispositivos digitais.

1) Pasta das transferências

Não guarde nada na pasta de transferências/downloads. Assim que descarregar um ficheiro escolha a sua localização final, seja uma pasta específica, num cartão de memória, ou numa cloud. Não permita que se acumulem ficheiros por organizar numa pasta que rapidamente se pode tornar caótica. Se já tem essa pasta organize-a hoje e adopte este comportamento a partir de agora. Caso sinta que é demasiado para lidar de uma vez, parta esta tarefa em dois dias.

2) Limpezas periódicas

Uma vez por mês, ou outra frequência adaptada às suas necessidades, reveja os programas, aplicações e ficheiros que tem nos seus dispositivos. Decida o que precisa de manter, o que pode apagar e o que quer guardar em arquivo (em disco externo ou cloud). Experimente organizar as aplicações por frequência de utilização, se existirem algumas que não usa há várias semanas provavelmente podem ser desinstaladas. As primeiras vezes podem ser desmotivantes, mas se mantiver esta rotina vai ver que este hábito se torna cada vez mais fácil, rápido e automático.

3) Nomes autoexplicativos

Quando criar pastas para guardar ficheiros dê-lhes nomes que qualquer pessoa que mexesse no seu dispositivo conseguisse identificar rapidamente. Aquilo que hoje lhe parece intuitivo pode não ser daqui a umas semanas ou meses quando voltar a precisar de localizar um ficheiro. Pense em nomes autoexplicativos. Ao mesmo tempo, use sub-pastas para simplificar a sua vida. Por exemplo uma pasta chamada “Documentos” pode parecer inofensiva e com um nome autoexplicativo. No entanto, é fácil que se comece a guardar lá dentro documentos muito variados, como extractos bancários, resultados de análises clínicas e a apólice do seguro do carro. Criar a pasta “Documentos” com as sub-pastas “Documentos do Banco”, “Documentos Médicos” e “Documentos do Carro” evita confusões e facilita a localização de ficheiros de forma mais rápida e eficiente.

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Lembre-se que um ambiente organizado facilita a nossa produtividade, e isto também é verdade no espaço digital.

Experimente implementar estas dicas nos seus dispositivos digitais. Vai ver como vai começar a localizar os seus ficheiros de forma mais rápida e eficiente.

Imagens by Leone Venter e Brett Jordan on Unsplash

Margarida C.

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