Sabia que uma secretária organizada fará de si uma pessoa produtiva?
Quando estamos focados(as) a trabalhar é importante não termos distracções, se precisamos de consultar um documento é importante saber onde ele está, abri-lo rapidamente e continuar a tarefa que tínhamos em mãos. Todos já tivemos a experiência de perder tempo a procurar objectos e ver o nosso raciocínio interrompido. É frustrante e nada produtivo. Mas como é que se evitam estas interrupções? A resposta é claro: com organização! Criando um método adequado ao seu espaço, trabalho, ritmo e necessidades. Reunimos algumas dicas importantes que devem ser consideradas quando organizar a sua secretária, mas estas não devem ser consideradas taxativas. Adapte-as à realidade do seu espaço, trabalho e às suas características.
Computador: O monitor deve estar à sua frente, a cerca de 50cm da sua cabeça. Garanta que consegue manter uma postura direita quando estiver a trabalhar. Cabos e carregadores devem ficar atrás, tão escondidos quanto possível para não causarem ruído visual.
“À mão de semear”: Se sabe que vai utilizar papel e caneta para tomar notas, é isso que deve estar perto de si. Preferencialmente do lado da sua mão dominante, par não perder tempo quando tiver de escrever alguma coisa. Se faz e/ou recebe chamadas ao longo do dia o telefone também deve estar por perto. Pense naquilo que usa mais e mantenha-o, em bom português “à mão de semear”. Atenção, seja crítico/a nesta decisão, não coloque tudo o que usa nesta localização. Apenas o que é de uso muito frequente. Uma mesa cheia de papel nunca é boa ideia!
Para o armazém: Se ao longo do dia usa 2 folhas para tomar notas não precisa de ter uma resma de papel em cima da mesa, se usa uma caneta e uma lapiseira não precisa de 10 canetas diferentes. Pode, e faz sentido que assim seja, ter stock dos seus materiais, como agrafos, mas não necessita de ter esse material todo na secretária para quando vier a fazer falta. Em cima da mesa deve estar o que vai usar hoje. Pense num armazém para o seu stock, uma caixa, gaveta, prateleira, uma localização perto da sua secretária onde armazena o que não precisa de usar hoje.
Categorizar: Sempre! Se há princípio básico da organização é de que itens da mesma família devem ser mantidos juntos. O papel deve estar junto à caneta, assim como o agrafador e o furador que costumam ser usados em conjunto devem ser mantidos próximo um do outro. Pode fazer sentido ter um canto para electrónica, onde coloca um disco externo, uma pen e cabos necessários. Mantendo categorias optimiza o seu espaço e produtividade, objectos que são usados juntos estão juntos.
Limpar o campo visual: É frequente termos post-its à mão para tomarmos notas rápidas. Se tiver esse hábito não ceda à tentação de os colar à sua frente, em redor do monitor ou na parede. Cole-os na sua agenda, no seu caderno, passe a informação para o seu computador, telemóvel ou outro dispositivo. Encher o espaço visual de post-its não só é distractor como pode induzir ansiedade. Vários papéis coloridos à nossa volta a lembrar-nos que há coisas que temos de fazer mais tarde não é confortável.
Itens pessoais no espaço pessoal: Fotos, pequenos souvenirs de viagens, postais, bibelots, memórias de dias especiais, são exemplos de objectos muito importantes. Mas são importantes para a sua vida pessoal. O espaço de trabalho é onde se deve focar no trabalho, guarde esses objectos noutros sítios. Pode tirar fotografias e manter no seu telefone algumas destas memórias, mas mantenha-as longe da sua secretária.
Clean desk: Mantenha tanto quanto possível a superfície da sua mesa de trabalho vazia, deve ter apenas o essencial para trabalhar, documentos em que trabalhe hoje. Tudo o resto deve ser armazenado em gavetas, prateleiras, longe da sua vista.
Arrumar no final do dia: Ao longo do dia quando utilizar um material deve voltar a colocá-lo no seu sítio, mas às vezes há interrupções, o telefone toca e o agrafador pode ficar fora do sítio. Está tudo bem, mas no final do dia, antes de sair olhe para a sua mesa e reponha tudo no seu lugar. Pense que está a preparar a mesa para amanhã estar pronta a começar. Arrume os papéis que já não vai precisar amanhã, coloque a caneta no copo, apague a luz e vá aproveitar o resto do dia!
Experimente estas dicas e veja como o seu trabalho se pode tornar mais produtivo!
É doutorada em Psicologia Cognitiva, mas decidiu trocar a investigação científica e o mundo académico pela Organização Profissional. Em 2021 concluiu a primeira edição do Curso em Organização Profissional da Home Optimizer, e desde aí que trabalha na área como freelancer. Em 2023, com a Ana Ferreira, lançou a marca Logical and Light Living. Apaixonada por organização, maximizar a funcionalidade e minimizar o caos. Co-fundadora da Orgazine.
Para muitos o automóvel é um utilitário indispensável e por vezes até imprescindível. No entanto, muitas vezes é negligenciada a sua limpeza, arrumação e organização.…
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. These cookies ensure basic functionalities and security features of the website, anonymously.
Cookie
Duração
Descrição
cookielawinfo-checkbox-analytics
11 months
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics".
cookielawinfo-checkbox-functional
11 months
The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional".
cookielawinfo-checkbox-necessary
11 months
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary".
cookielawinfo-checkbox-others
11 months
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other.
cookielawinfo-checkbox-performance
11 months
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance".
viewed_cookie_policy
11 months
The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data.
Functional cookies help to perform certain functionalities like sharing the content of the website on social media platforms, collect feedbacks, and other third-party features.
Performance cookies are used to understand and analyze the key performance indexes of the website which helps in delivering a better user experience for the visitors.
Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc.
Advertisement cookies are used to provide visitors with relevant ads and marketing campaigns. These cookies track visitors across websites and collect information to provide customized ads.