Secretária Organizada = Pessoa Produtiva

Sabia que uma secretária organizada fará de si uma pessoa produtiva?

Quando estamos focados(as) a trabalhar é importante não termos distracções, se precisamos de consultar um documento é importante saber onde ele está, abri-lo rapidamente e continuar a tarefa que tínhamos em mãos. Todos já tivemos a experiência de perder tempo a procurar objectos e ver o nosso raciocínio interrompido. É frustrante e nada produtivo. Mas como é que se evitam estas interrupções? A resposta é claro: com organização! Criando um método adequado ao seu espaço, trabalho, ritmo e necessidades. Reunimos algumas dicas importantes que devem ser consideradas quando organizar a sua secretária, mas estas não devem ser consideradas taxativas. Adapte-as à realidade do seu espaço, trabalho e às suas características.

Computador: O monitor deve estar à sua frente, a cerca de 50cm da sua cabeça. Garanta que consegue manter uma postura direita quando estiver a trabalhar. Cabos e carregadores devem ficar atrás, tão escondidos quanto possível para não causarem ruído visual.
À mão de semear”: Se sabe que vai utilizar papel e caneta para tomar notas, é isso que deve estar perto de si. Preferencialmente do lado da sua mão dominante, par não perder tempo quando tiver de escrever alguma coisa. Se faz e/ou recebe chamadas ao longo do dia o telefone também deve estar por perto. Pense naquilo que usa mais e mantenha-o, em bom português “à mão de semear”. Atenção, seja crítico/a nesta decisão, não coloque tudo o que usa nesta localização. Apenas o que é de uso muito frequente. Uma mesa cheia de papel nunca é boa ideia!
Para o armazém: Se ao longo do dia usa 2 folhas para tomar notas não precisa de ter uma resma de papel em cima da mesa, se usa uma caneta e uma lapiseira não precisa de 10 canetas diferentes. Pode, e faz sentido que assim seja, ter stock dos seus materiais, como agrafos, mas não necessita de ter esse material todo na secretária para quando vier a fazer falta. Em cima da mesa deve estar o que vai usar hoje. Pense num armazém para o seu stock, uma caixa, gaveta, prateleira, uma localização perto da sua secretária onde armazena o que não precisa de usar hoje.  
Categorizar: Sempre! Se há princípio básico da organização é de que itens da mesma família devem ser mantidos juntos. O papel deve estar junto à caneta, assim como o agrafador e o furador que costumam ser usados em conjunto devem ser mantidos próximo um do outro. Pode fazer sentido ter um canto para electrónica, onde coloca um disco externo, uma pen e cabos necessários. Mantendo categorias optimiza o seu espaço e produtividade, objectos que são usados juntos estão juntos.
Limpar o campo visual: É frequente termos post-its à mão para tomarmos notas rápidas. Se tiver esse hábito não ceda à tentação de os colar à sua frente, em redor do monitor ou na parede. Cole-os na sua agenda, no seu caderno, passe a informação para o seu computador, telemóvel ou outro dispositivo. Encher o espaço visual de post-its não só é distractor como pode induzir ansiedade. Vários papéis coloridos à nossa volta a lembrar-nos que há coisas que temos de fazer mais tarde não é confortável.
Itens pessoais no espaço pessoal: Fotos, pequenos souvenirs de viagens, postais, bibelots, memórias de dias especiais, são exemplos de objectos muito importantes. Mas são importantes para a sua vida pessoal. O espaço de trabalho é onde se deve focar no trabalho, guarde esses objectos noutros sítios. Pode tirar fotografias e manter no seu telefone algumas destas memórias, mas mantenha-as longe da sua secretária.
Clean desk: Mantenha tanto quanto possível a superfície da sua mesa de trabalho vazia, deve ter apenas o essencial para trabalhar, documentos em que trabalhe hoje. Tudo o resto deve ser armazenado em gavetas, prateleiras, longe da sua vista.
Arrumar no final do dia: Ao longo do dia quando utilizar um material deve voltar a colocá-lo no seu sítio, mas às vezes há interrupções, o telefone toca e o agrafador pode ficar fora do sítio. Está tudo bem, mas no final do dia, antes de sair olhe para a sua mesa e reponha tudo no seu lugar. Pense que está a preparar a mesa para amanhã estar pronta a começar. Arrume os papéis que já não vai precisar amanhã, coloque a caneta no copo, apague a luz e vá aproveitar o resto do dia!

Experimente estas dicas e veja como o seu trabalho se pode tornar mais produtivo!  

Imagens by Monica Sauro on Unsplash

Margarida Cipriano

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